Entidades
En todos los sucesos de las empresas están involucradas entidades: personas físicas (empleados, clientes, asesores), personas morales (clientes, proveedores, servicios externos). Las entidades se entienden como entes potencialmente relacionados entre sí y, desde luego, con una o múltiples relaciones con la empresa sistematizada, que no es sino una entidad más.
No hay una "lista de clientes", sino hay entidades que le han comprado a la empresa y que, por lo tanto, caen en la definición de clientes.
No hay una "lista de proveedores", sino que se trata de entidades que le han vendido algo (mucho o poco, productos o servicios) a la empresa, lo cual las define como proveedores.
Nada impide en la vida real que una misma entidad le compre y le venda a la misma empresa.
Claro, tampoco existe una "lista de empleados", sino un conjunto de entidades físicas que tienen una relación determinada con la empresa, en la cual están autorizados o no para desarrollar unas pero no otras tareas.
Productos
Los productos o los servicios son los bienes que la empresa puede comprar, vender, transformar, combinar, transferir, producir, etc.
Los productos pueden ser comprados a alguna entidad, misma que se convierte en proveedor y vendidos a otras entidades, mismas que se convierten en clientes.
Los productos tienen marcas, tienen claves que pueden o no ser de los proveedores. Es decir, es necesario establecer muy claras diferencias entre los proveedores de los productos y los fabricantes de los mismos.
Los productos se venden a precios que dependen de la relación que se tiene con los clientes. Por lo tanto los precios son una función de la relación con el cliente y acordes con el nivel de oferta y demanda que esa relación establece o dicta.
Los costos son el resultado de un evento real de compra, para diferenciarlos así del costo "base" o la referencia primaria dada por el potencial proveedor a la entidad compradora.
Los productos deben de poder ser encontrados en las bases de datos en cualquier forma dictada por la tarea: código de barras, clave, descripción parcial, naturaleza, marca, etc. Los productos sólo llegan a formar parte de los eventos cuando están positivamente identificados.
Eventos
Los programas del Gladmin no son "módulos" sino controladores de eventos.
Los eventos pueden ser de relación (compromiso convencional) o bien de incidencia contable.
Los eventos de relación son aquéllos que preparan sucesos contables futuros, pero que no afectan los totales contables de la empresa cuando se generan: pedidos a proveedores, órdenes de compra de clientes, etc.
Los eventos de incidencia contable afectan en forma directa, simultánea y en línea, los totales contables al momento exacto en que dichos eventos se producen. Las empresas que usan el Gladmin no capturan pólizas o asientos contables: sólamente operan el negocio. Es el Gladmin quien afecta la contabilidad, según las reglas que se le parametricen durante el proceso de instalación.
Ejemplos de eventos con incidencia contable: recepción de una compra con su ingreso a algún almacén, reconocimiento de un gasto sobre la compra, transferencia de productos entre almacenes, venta de productos, recepción de productos devueltos, recepción de pagos de clientes, envíos de pagos a proveedores, liquidación de viáticos, aplicación de insumos, cambios de presentaciones de productos, transformación de productos, etc.
